Phần mềm DMS (Distribution management system – Hệ thống quản lý kênh phân phối) là phần mềm chuyên biệt hỗ trợ các doanh nghiệp kiểm soát hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường. Toàn bộ diễn biến trên kênh phân phối như công việc của đội ngũ Sales, Sell in – Sell out hay việc vận hành các chương trình bán hàng (khuyến mãi – trả thưởng – tích lũy – trưng bày) đều được cập nhật realtime để nhà quản lý có thể nắm bắt.
Phần mềm DMS quản lý đồng bộ 100% dữ liệu xuyên suốt chuỗi cung ứng từ Nhà sản xuất – Nhà phân phối đến Đại lý/ Điểm bán lẻ nên các bộ phận sẽ trực tiếp sử dụng phần mềm DMS cụ thể là:
• Nhân viên bán hàng (Salesman)
• Giám sát bán hàng (SS)
• Cấp quản lý vùng/miền (nếu có): RSM – ASM – TSM – NSM
• Giám đốc kinh doanh
• Kế toán bán hàng; Thủ kho
• Lãnh đạo công ty
• Chủ điểm bán (Trong trường hợp doanh nghiệp triển khai phần mềm xuống cho hệ thống điểm bán đặt hàng trực tiếp không thông qua sales)
Mô hình phân phối thường gặp:
Có thể áp dụng thành công cho cả mô hình phân phối 2 cấp (Không có sự tham gia của Nhà phân phối/đại lý cấp 1) và 3 cấp (Có sự tham gia của Nhà phân phối/Đại lý cấp 1).
– Mô hình phân phối chung: Thường gặp trong ngành hàng tiêu dùng – FMCG; ngành đồ uống …
Có thể chia làm kênh On-Trade (Tiêu dùng tại chỗ) & Off-Trade (Mua về)
– Ngành Dược phẩm: Hành vi người tiêu dùng chịu sự tác động gần như “tuyệt đối” của các trung gian phân phối như Bác sĩ, Y tá, Dược Sĩ hay chủ nhà thuốc….
Người tiêu dùng không tự quyết định được sản phẩm mua
– Ngành Vật tư nông nghiệp – Nông dược (Phân bón, thức ăn chăn nuôi, thuốc thú y, thuốc trừ sâu….)
Các Trang trại lớn vừa là đại lý, vừa là người dùng cuối
Một số tính năng của DMS:
Quản lý Sell in Nhà phân phối (áp dụng khi nhà phân phối tham gia hệ thống)
• Quản lý mua hàng Nhà phân phối
• Quản lý kho hàng Nhà phân phối
• Quản lý các chương trình trả thưởng
• Hệ thống báo cáo bán hàng
Quản lý nhân viên Sales bán hàng ngoài thị trường
• Sắp xếp và phân bổ tuyến bán hàng thông minh theo tần suất, thứ – ngày – tháng
• Giám sát vị trí – thời gian – lộ trình di chuyển trên bản đồ GPS
• Quản lý và cập nhật real time KPIs
• Hỗ trợ nhân viên trong quá trình đi thị trường
Quản lý hoạt động đặt hàng dành cho Sales thị trường
• Lên đơn hàng trên di động khi ghé thăm điểm bán
• Tự động áp dụng các chương trình khuyến mãi với đơn hàng đủ điều kiện
• Quản lý danh sách, trạng thái đơn hàng
• Báo cáo bán hàng & thực hiện KPIs dành cho từng Sales
Đặt hàng dành cho chủ điểm bán / hiệu thuốc
• Chỉ áp dụng khi sử dụng thêm gói Retail cho chủ điểm bán
• Chủ điểm bán đặt hàng trực tiếp trên di động mọi lúc – mọi nơi
• Quản lý danh sách – tình trạng đơn hàng
• Theo dõi thông tin sản phẩm, khuyến mãi…
Quản lý chương trình Trade Marketing
• Thiết lập chương trình khuyến mãi – trả thưởng – trưng bày – tích lũy
• Xây dựng theo từng vùng, khu vực hoặc khách hàng
• Tự động đẩy về ứng dụng của Sales (DMS) và chủ điểm bán (Retail)
• Theo dõi hiệu quả các chương trình bán hàng
Quản lý khách hàng: điểm bán/đại lý/nhà thuốc
• Quản lý đơn đặt hàng trực tiếp của khách hàng
• Quản lý danh sách điểm bán trên bản đồ
• Theo dõi đầy đủ thông tin, lịch sử mua hàng
• Theo dõi độ bao phủ điểm bán qua bản đồ nhiệt
Lợi ích theo từng nhóm đối tượng:
Đối với đội ngũ nhân viên bán hàng ngoài thị trường:
• x2, x3 số lượng điểm bán, đại lý được chăm sóc trong ngày theo quy trình chuẩn của doanh nghiệp: kiểm tồn, chụp ảnh, lên đơn hàng….
• Dễ dàng tra cứu mọi thông tin trên di động: Mọi thông tin về sản phẩm, chương trình khuyến mãi, tuyến bán hàng hay báo cáo Lịch sử mua hàng -bán hàng – công nợ điểm bán được cập nhật đầy đủ cho nhân viên tra cứu
• Tăng cường độ phủ của doanh nghiệp tại địa phương thông qua hoạt động mở mới
• Chủ động kiểm soát công việc, kế hoạch: Theo dõi hiệu quả làm việc với hệ thống báo cáo kết quả đi tuyến, kết quả viếng thăm, Báo cáo bán hàng, Báo cáo KPIs…
Đối với Doanh nghiệp (Giám sát, kế toán…)
• Tối ưu hiệu quả đội ngũ Sales phân phối: Kiểm soát hoạt động đi tuyến trên bản đồ GPS, giúp nâng cao khả năng đi tuyến, bán hàng và mở mới điểm bán của đội Sales
• Kiểm soát & Mở rộng thị phần, độ phủ: Cung cấp báo cáo trực quan dạng bản đồ nhiệt về mức độ bao phủ điểm bán trên thị trường, khả năng phủ hàng hóa trên từng khu vực
• Kiểm soát & Mở rộng thị phần, độ phủ: Theo dõi doanh thu, doanh số, đơn hàng được đội ngũ Sales gửi về (app dms) hay do chủ điểm bán đặt hàng trực tiếp (app Retail)
• Quản lý hoạt động bán hàng: Theo dõi doanh thu, doanh số, đơn hàng được đội ngũ Sales gửi về (app dms) hay do chủ điểm bán đặt hàng trực tiếp (app Retail)
• Quản lý chương trình Trade Marketing: Theo dõi việc thực hiện và triển khai các chương trình trưng bày – trả thưởng – khuyến mãi tới từng điểm bán lẻ
Đối với chủ điểm bán/ đại lý/ nhà thuốc
Trong trường hợp doanh nghiệp triển khai phần mềm DMS và sử dụng thêm tính năng MobiWork Retail, chủ điểm bán trong hệ thống phân phối sẽ được hỗ trợ:
• Đặt hàng trực tiếp với Nhà cung cấp: Tìm kiếm & đặt hàng trực tiếp với các nhà cung cấp. Có thể lựa chọn khoảng thời gian giao hàng
• Tham gia các chương trình Trade Marketing: Xem chi tiết các chương trình khuyến mãi mà doanh nghiệp đang áp dụng để chủ động khi nhập hàng
• Thông tin chi tiết về sản phẩm doanh nghiệp: Theo dõi chi tiết danh sách sản phẩm của các nhà cung cấp như: thông tin hàng, hình ảnh, bảng giá, sản phẩm mới…
• Trao đổi trên đơn hàng: Phản hồi ý kiến trực tiếp với nhà cung cấp về các vấn đề phát sinh trên từng đơn hàng.
